Formulir Pengaduan ASN

Pengendali Data Pribadi

Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral Provinsi Jawa Tengah ("Dinas ESDM Provinsi Jawa Tengah") bertindak sebagai Pengendali Data Pribadi dalam pemrosesan data pada Formulir Pengaduan ASN ini.

Dasar dan tujuan pemrosesan

Pemrosesan Data Pribadi dilakukan dalam rangka pelaksanaan tugas, kewenangan, dan pelayanan publik sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan, termasuk ketentuan mengenai pelindungan data pribadi. Data Pribadi diproses untuk menerima dan mencatat pengaduan, memverifikasi identitas pelapor, memeriksa dan menindaklanjuti substansi pengaduan, melakukan klarifikasi apabila diperlukan, berkomunikasi dengan pelapor mengenai tindak lanjut pengaduan, mendokumentasikan penanganan pengaduan, serta memenuhi kewajiban administrasi dan hukum yang berlaku.

Jenis dan relevansi Data Pribadi yang diproses

Data yang dikumpulkan atau dicantumkan melalui formulir ini meliputi:

• nama pelapor;
• alamat pelapor;
• nomor telepon pelapor;
• alamat e-mail pelapor;
• dokumen identitas pelapor yang diunggah beserta data yang tercantum di dalamnya;
• nama terlapor;
• informasi mengenai ada atau tidaknya saksi;
• identitas atau ciri-ciri terlapor yang dicantumkan oleh pelapor;
• uraian kejadian atau kesaksian, termasuk waktu, lokasi kejadian, dan nama saksi apabila dicantumkan; serta
• Data Pribadi lain yang secara relevan dicantumkan dalam uraian pengaduan.

Data identitas dan kontak pelapor diperlukan untuk mengidentifikasi pelapor, melakukan verifikasi, dan menghubungi pelapor dalam proses penanganan pengaduan. Informasi mengenai terlapor, saksi, dan kejadian diperlukan untuk melakukan pemeriksaan, klarifikasi, serta tindak lanjut terhadap substansi pengaduan.

Data Pribadi pihak lain

Formulir ini dapat memuat Data Pribadi pihak lain, seperti terlapor dan saksi. Pelapor diminta hanya mencantumkan data yang relevan dan diperlukan untuk menjelaskan pengaduan serta menghindari pencantuman Data Pribadi yang tidak berkaitan dengan penanganan pengaduan.

Jangka waktu pemrosesan dan retensi

Data Pribadi diproses sejak formulir pengaduan dikirimkan sampai dengan proses pemeriksaan, penanganan, dan tindak lanjut pengaduan selesai. Setelah proses tersebut selesai, dokumen yang memuat Data Pribadi disimpan sesuai jangka waktu yang ditetapkan dalam Jadwal Retensi Arsip Dinas ESDM Provinsi Jawa Tengah dan/atau ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Setelah masa retensi berakhir, Data Pribadi akan dihapus atau dimusnahkan, kecuali terdapat kewajiban hukum untuk menyimpannya lebih lama.

Akses dan pengamanan Data Pribadi

Dinas ESDM Provinsi Jawa Tengah membatasi akses Data Pribadi kepada pegawai, unit kerja, dan/atau pihak yang berwenang sesuai kebutuhan penanganan pengaduan. Langkah teknis dan organisatoris yang wajar diterapkan untuk menjaga kerahasiaan, keutuhan, dan ketersediaan Data Pribadi sesuai ketentuan yang berlaku.

Hak Subjek Data Pribadi

Subjek Data Pribadi dapat menggunakan haknya sesuai Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, antara lain memperoleh informasi mengenai pemrosesan Data Pribadi, mengakses Data Pribadi, melengkapi atau memperbaiki Data Pribadi yang tidak akurat, serta mengajukan permintaan terkait pengakhiran pemrosesan, penghapusan, pemusnahan, pembatasan pemrosesan, dan hak lain sepanjang berlaku berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Kontak

Permintaan atau pertanyaan terkait pemrosesan dan pelaksanaan hak atas Data Pribadi dapat disampaikan melalui kanal kontak resmi Dinas ESDM Provinsi Jawa Tengah yang tersedia pada situs ini.

Perubahan pemberitahuan

Apabila terdapat perubahan mengenai tujuan, jenis Data Pribadi, dasar pemrosesan, jangka waktu pemrosesan atau penyimpanan, maupun informasi lain dalam pemberitahuan ini, Dinas ESDM Provinsi Jawa Tengah akan memberitahukan perubahan tersebut sebelum perubahan berlaku sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.